der laptop, der nicht in die tagespauschale gehört

Das Bundesministerium der Finanzen stellt es ausdrücklich klar: Arbeitsmittel sind von der Homeoffice-Tagespauschale nicht abgegolten. Sie laufen über eine eigene Regel — mit eigener Betragsgrenze und eigener Nutzungsdauer.

Die Tagespauschale von 6 Euro je Tag deckt typisierte Wohnungskosten ab: anteilige Miete, Strom, Heizung. Was auf dem Schreibtisch steht, deckt sie nicht. Laptop, Monitor, Bürostuhl und Headset werden getrennt betrachtet — und sie können neben der Tagespauschale angesetzt werden.

Was steuerlich ein Arbeitsmittel ist

Arbeitsmittel sind Wirtschaftsgüter, die so gut wie ausschließlich beruflich genutzt werden. Der Begriff ist weiter, als viele annehmen. Er umfasst nicht nur Technik, sondern auch Möbel und Fachliteratur:

• Laptop, Desktop-Rechner, Monitor, Tastatur, Maus, Docking-Station,
• Headset, Webcam, Mikrofon, Drucker, Scanner,
• Schreibtisch, Bürostuhl, Rollcontainer, Schreibtischlampe, Regal für Arbeitsunterlagen,
• berufliche Software und Lizenzen,
• Fachbücher und Fachzeitschriften,
• typische Berufskleidung, soweit sie privat nicht getragen werden kann.

Nicht dazu gehören Gegenstände, die zur Ausstattung des Raums zählen — Gardinen, Teppiche, Wandfarbe. Diese wären nur über die Regeln zum häuslichen Arbeitszimmer denkbar, nicht als Arbeitsmittel.

Die 800-Euro-Grenze

Entscheidend ist der Anschaffungspreis. Liegt er ohne Umsatzsteuer bei höchstens 800 Euro, kann der Betrag im Jahr der Anschaffung vollständig abgezogen werden — als geringwertiges Wirtschaftsgut nach § 6 Abs. 2 EStG.

Für Arbeitnehmer, die keine Vorsteuer abziehen können, entspricht das einem Bruttopreis von 952 Euro. Ein Bürostuhl für 940 Euro brutto bleibt damit unter der Grenze, ein Stuhl für 1.100 Euro nicht.

Liegt der Preis darüber, wird die Anschaffung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt und anteilig abgeschrieben.

Ausnahme für Computer und Software

Für Computerhardware und Betriebs- sowie Anwendungssoftware lässt die Finanzverwaltung eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zu (BMF-Schreiben vom 22.02.2022). Praktisch bedeutet das: Auch ein Laptop für 1.600 Euro kann im Jahr der Anschaffung vollständig berücksichtigt werden — die 800-Euro-Grenze spielt für diese Gerätegruppe kaum noch eine Rolle.

Was bei gemischter Nutzung passiert

Die wenigsten Geräte werden ausschließlich beruflich genutzt. Der Laptop dient abends auch privat, der Schreibtisch trägt auch die Steuerunterlagen. Steuerlich gilt dann:

• Bei einer beruflichen Nutzung von mindestens 90 Prozent wird der volle Betrag anerkannt.
• Bei geringerer beruflicher Nutzung wird aufgeteilt und nur der berufliche Anteil angesetzt.
• Bei einer beruflichen Nutzung von unter 10 Prozent scheidet der Abzug in der Regel aus.

In der Praxis akzeptieren Finanzämter bei Computern häufig eine Aufteilung von 50 zu 50, wenn die berufliche Nutzung plausibel ist und keine genaueren Angaben vorliegen. Ein Rechtsanspruch darauf besteht nicht — wer einen höheren Anteil ansetzt, sollte ihn begründen können, etwa über Arbeitszeiten, Dienstanweisung oder fehlende Ausstattung durch den Arbeitgeber.

Zwei durchgerechnete Fälle

Kämen in diesem Modellfall noch 40 Homeoffice-Tage hinzu (240 Euro Tagespauschale), lägen allein diese beiden Positionen bei 1.815 Euro — deutlich über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro. Der Überhang von 585 Euro wäre der Teil, der zusätzlich wirkt.

Der zweite Fall: teurer Stuhl ohne Sonderregel

Ein höhenverstellbarer Schreibtisch für 1.300 Euro brutto fällt weder unter die 800-Euro-Grenze noch unter die Sonderregel für Computerhardware. Er wird über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben — für Büromöbel werden üblicherweise 13 Jahre angesetzt. Der jährliche Abzugsbetrag beträgt damit rund 100 Euro, zeitanteilig ab dem Anschaffungsmonat.

Was ohne Einzelnachweis anerkannt wird

Viele Finanzämter erkennen einen pauschalen Betrag für Arbeitsmittel ohne Belege an; genannt wird häufig eine Größenordnung von 110 Euro im Jahr. Das ist eine verwaltungsinterne Nichtbeanstandungsgrenze, kein gesetzlicher Anspruch. Sie kann regional unterschiedlich gehandhabt oder gestrichen werden. Wer höhere Beträge geltend macht, braucht Belege.

Was der Arbeitgeber erstattet, fällt heraus

Stellt der Arbeitgeber Geräte, entstehen dem Arbeitnehmer keine Aufwendungen — ein Abzug scheidet aus. Wird ein selbst gekauftes Gerät ganz oder teilweise erstattet, mindert die Erstattung die abziehbaren Werbungskosten entsprechend. Ein teilweise erstatteter Monitor kann also nur mit dem selbst getragenen Anteil angesetzt werden.

Wohin die Beträge in der Erklärung gehören

Arbeitsmittel haben in der Anlage N ein eigenes Feld. Sie gehören nicht in die Zeile für die Tagespauschale und nicht in die Sammelposition für sonstige Werbungskosten. Welche Angabe wohin gehört, zeigt der Beitrag über die Zeilen in der Anlage N, die am häufigsten leer bleiben.

Einordnung

Arbeitsmittel sind die Position, die bei Homeoffice-Beschäftigten am ehesten übersehen wird — gerade weil die Tagespauschale so einfach ist, dass sie wie eine Komplettlösung wirkt. Sie ist keine. Wer sich im Laufe eines Jahres selbst ausgestattet hat, sollte die Belege zusammensuchen, bevor er die Summe seiner Werbungskosten mit 1.230 Euro vergleicht.

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