wie sich homeoffice-tage am jahresende noch belegen lassen

Das Finanzamt verlangt für die Homeoffice-Tagespauschale keine Stempelkarte. Es verlangt eine Zahl, die sich erklären lässt. Der Unterschied klingt klein und entscheidet im Zweifel darüber, ob die Angabe stehen bleibt.

Das Bundesministerium der Finanzen formuliert die Anforderung in seinen Anwendungshinweisen knapp: Die Kalendertage, an denen die Voraussetzungen der Tagespauschale erfüllt sind, sind aufzuzeichnen und in geeigneter Form glaubhaft zu machen. Eine vorgeschriebene Form gibt es nicht. Genau das führt regelmäßig zu Unsicherheit.

Glaubhaftmachung ist kein Vollbeweis

Glaubhaftmachung bedeutet: Die Angabe muss überwiegend wahrscheinlich sein. Es geht nicht darum, jeden einzelnen Tag lückenlos zu beweisen, sondern darum, dass die genannte Zahl zur übrigen Arbeitssituation passt.

Daraus folgt die praktische Faustregel: Je runder und je höher die angesetzte Zahl, desto eher fragt das Finanzamt nach. Eine Angabe von „110 Tagen“ mit einer nachvollziehbaren Aufstellung wirkt anders als „200 Tage“ ohne jede Grundlage.

Was als Nachweis regelmäßig trägt

• Betriebliche Homeoffice-Regelung oder Betriebsvereinbarung mit der vereinbarten Anzahl der Tage pro Woche.
• Bescheinigung des Arbeitgebers über die Homeoffice-Tage — der stärkste Einzelnachweis.
• Zeiterfassung oder Buchungssystem, sofern der Arbeitsort erfasst wird.
• Dienst- und Schichtpläne, aus denen Präsenztage hervorgehen.
• Kalenderauszüge, digital oder auf Papier, mit markierten Büro- und Homeoffice-Tagen.
• Buchungen von Büroarbeitsplätzen in Unternehmen mit Desk-Sharing — sie belegen indirekt auch die Tage ohne Buchung.
• Eine eigene, laufend geführte Aufstellung nach Monaten.

Die Plausibilitätsrechnung, die im Finanzamt läuft

Der einfachste Prüfschritt ist eine Addition. Homeoffice-Tage, Bürotage, Urlaub, Krankheitstage und Feiertage können zusammen nicht mehr ergeben als die Arbeitstage des Jahres. Diese Rechnung lässt sich vorab selbst machen.

In diesem Modell sind 216 Arbeitstage verfügbar. Wer 210 Homeoffice-Tage ansetzt, behauptet damit implizit, an nur sechs Arbeitstagen im Jahr im Büro gewesen zu sein. Bei einem hybriden Arbeitsmodell mit vertraglich vereinbarten Bürotagen ist das kaum haltbar.

Realistischer sieht die Rechnung bei zwei vereinbarten Homeoffice-Tagen pro Woche so aus: 216 Arbeitstage entsprechen rund 43 Arbeitswochen, davon zwei Tage zuhause ergibt etwa 86 Tage. Daraus folgen 86 × 6 Euro = 516 Euro Tagespauschale.

Die Zahl muss zur Situation passen

Auffällig sind vor allem drei Muster: exakt 210 Tage ohne erkennbaren Grund, eine Tageszahl, die den Jahresurlaub ignoriert, und eine Angabe, die im Widerspruch zu einer parallel geltend gemachten Entfernungspauschale steht. Die beiden Angaben werden regelmäßig zusammen gelesen.

Der Zusammenhang mit der Entfernungspauschale

Wer für dasselbe Jahr 180 Bürotage über die Entfernungspauschale abrechnet und zusätzlich 150 Homeoffice-Tage ansetzt, kommt auf 330 Arbeitstage. Diese Kombination fällt bei der Bearbeitung sofort auf. Der Regelfall ist eindeutig: Ein Tag ist entweder ein Bürotag oder ein Homeoffice-Tag. Wie sich beides über ein Jahr sauber verteilt, zeigt der Beitrag darüber, was passiert, wenn Büro- und Homeoffice-Tage sich mischen.

Was sich im Nachhinein noch rekonstruieren lässt

Wer im laufenden Jahr nichts notiert hat, steht nicht mit leeren Händen da. Häufig lassen sich noch auswerten:

• der Kalender im Mailprogramm, inklusive Terminorten und Videokonferenz-Einladungen,
• Fahrtnachweise wie Tankquittungen, Parkbelege oder ein Jobticket-Abrechnungsnachweis,
• Zutrittsprotokolle des Arbeitgebers, soweit zugänglich,
• die Urlaubsübersicht aus dem Personalsystem, aus der sich die Anwesenheitstage ableiten lassen.

Aus diesen Quellen entsteht keine tagesgenaue Dokumentation, aber eine begründete Herleitung. Genau das ist der Maßstab der Glaubhaftmachung.

Wie lange die Unterlagen aufbewahrt werden sollten

Arbeitnehmer trifft für private Steuerunterlagen keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht wie Unternehmen. Praktisch sinnvoll ist es dennoch, die Aufzeichnungen mindestens so lange zu behalten, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist und keine Änderung mehr möglich ist. Woran sich das erkennen lässt, steht im Beitrag über den Monat, in dem der Steuerbescheid noch angreifbar ist.

Wie eine Aufstellung aussieht, die trägt

Eine brauchbare Aufzeichnung braucht keine Software und keine Vorlage. Sie braucht vier Spalten und eine Zeile pro Monat — und sie sollte im laufenden Jahr entstehen, nicht rückwirkend.

Die Summe aus 86 Homeoffice-Tagen, 129 Bürotagen und 35 Abwesenheitstagen ergibt 250 Tage und passt damit zu einer Fünf-Tage-Woche abzüglich Feiertagen. Aus den 86 Tagen folgen 516 Euro Tagespauschale. Die Aufstellung erklärt sich damit von selbst — genau das ist ihr Zweck.

Wenn das Finanzamt die Tageszahl kürzt

Wird die angesetzte Zahl im Bescheid reduziert, steht die Begründung in den Erläuterungen zur Festsetzung. Häufige Gründe sind eine unplausible Gesamtsumme, ein Widerspruch zur angegebenen Zahl der Bürotage oder das Fehlen jeder Angabe zur Herleitung.

Gegen die Kürzung ist der Einspruch innerhalb eines Monats möglich. Erfolgversprechend ist er, wenn sich die ursprüngliche Zahl mit Unterlagen belegen lässt, die dem Finanzamt bislang nicht vorlagen — etwa einer Arbeitgeberbescheinigung. Wie die Frist genau berechnet wird, steht im Beitrag über den Monat, in dem der Steuerbescheid noch angreifbar ist.

Einordnung

Der Aufwand für den Nachweis ist gering, wenn er laufend entsteht — eine Zeile pro Monat genügt. Er wird unangenehm, wenn er erst im Folgejahr beginnt. Und er entscheidet nicht über die Höhe der Pauschale, sondern nur darüber, ob die angesetzte Tageszahl im Zweifel Bestand hat.

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